如何讓PPT變得優(yōu)秀呢？

絕招一：文字是用來(lái)瞟的，不是讀的

　　我們時(shí)不時(shí)聽到這樣的言論：“PPT很簡(jiǎn)單，就是把Word里的文字復(fù)制、粘貼唄?！边@其實(shí)是對(duì)PPT的一種無(wú)知與褻瀆。如果直接把文字復(fù)制粘貼就能達(dá)到演示的效果，PPT根本就沒(méi)有存在的必要了。

　　PPT的本質(zhì)在于可視化，就是要把原來(lái)看不見、摸不著、晦澀難懂的抽象文字轉(zhuǎn)化為由圖表、圖片、動(dòng)畫及聲音所構(gòu)成的生動(dòng)場(chǎng)景，以求通俗易懂、栩栩如生。

　　形象，至少能給你帶來(lái)三方面的感受：

　　1.便于理解

　　文字總是高度抽象的，人們需要默讀、需要轉(zhuǎn)換成自己的語(yǔ)言、需要上下聯(lián)想、需要尋找其中的邏輯關(guān)系;但人們看電影就輕松許多，只需要跟著故事的發(fā)展順理成章地享受其情節(jié)、體味其寓意就行了。PPT就是要把這些文字變得像電影一樣生動(dòng)。

　　2.放松身心

　　如果把一本小說(shuō)貼在墻上，相信你看半個(gè)小時(shí)就會(huì)腰酸背痛;如果把小說(shuō)拍成電視劇，也許你看上一天也不覺(jué)得疲憊。就是這個(gè)道理。

　　3.容易記憶

　　傳統(tǒng)的PPT，你需要觀眾記住的是文字，這個(gè)難度太大了，即使記住了也很容易忘記;而形象化PPT，可以讓觀眾輕松記住其中的圖形、邏輯或結(jié)論，也許三五年后，人們?nèi)匀荒軌蛴洃洩q新。

　　改變那種“復(fù)制、粘貼”的做法吧!把那些無(wú)關(guān)緊要的內(nèi)容大膽刪除，把長(zhǎng)篇大論的文字盡量提煉，也許剛開始你不習(xí)慣，也許你做得還很粗糙，別放棄，總有一天你會(huì)讓觀眾贊不絕口的。

　　有的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)問(wèn)：“如果PPT沒(méi)有文字，你讓我講什么?”的確，演示習(xí)慣的改變不是一朝一夕的事情，這依賴于演示者對(duì)內(nèi)容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度，但有一點(diǎn)，帶著觀眾讀文字是演示的大忌，杜絕這一條，演示效果會(huì)逐步得到提升。

　　所以，提出了兩個(gè)觀點(diǎn)：

　　文字是用來(lái)瞟的，凡是瞟一眼看不清的地方，就要放大，放大還看不清的，刪!

　　文字是PPT的天敵。能減則減，能少則少，能轉(zhuǎn)圖片轉(zhuǎn)圖片，能轉(zhuǎn)圖表轉(zhuǎn)圖表。

　　絕招二：20分鐘是快樂(lè)的極限

　　傳統(tǒng)上，我們總是認(rèn)為，講得越多，時(shí)間越長(zhǎng)，越體現(xiàn)出演示者的重視。這是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)在，無(wú)論我們的領(lǐng)導(dǎo)、客戶還是普通的受眾，時(shí)間都極為寶貴，沒(méi)有人愿意閱讀動(dòng)輒數(shù)百頁(yè)的研究報(bào)告，也沒(méi)有人去聽你的長(zhǎng)篇大論。

　　濃縮的才是精品!

　　演示的核心內(nèi)容是什么?觀點(diǎn)!

　　在此基礎(chǔ)上把觀眾容易困惑的地方、你認(rèn)為重要的地方作一些說(shuō)明。永遠(yuǎn)不要擔(dān)心你的演示過(guò)短，如果花費(fèi)20分鐘就能夠把一天才能了解的內(nèi)容講清楚，你實(shí)際上為觀眾節(jié)省了7小時(shí)40分，在時(shí)間就是金錢的年代，觀眾當(dāng)然求之不得。

　　簡(jiǎn)短的另一個(gè)好處是意猶未盡。如果你的演示足夠精彩，會(huì)給觀眾留下更多的期待和回味，甚至?xí)腥艘蟀涯愕腜PT拷回去好好研究幾遍呢。

　　簡(jiǎn)短，也對(duì)PPT提高了要求。你需要了解哪些內(nèi)容是觀眾最關(guān)心的，哪些內(nèi)容是非講不可的，哪些內(nèi)容是能帶來(lái)震撼的，據(jù)此，該合并的合并，該刪減的刪減。也許，這是一個(gè)反復(fù)的過(guò)程，但標(biāo)準(zhǔn)只有一個(gè)：不要讓觀眾有打哈欠的時(shí)間。

絕招三：清晰比什么都重要

　　PPT有一個(gè)致命的弱點(diǎn)——觀眾容易迷失思路。

　　為什么?

　　PPT畢竟不是電影，其邏輯結(jié)構(gòu)是抽象的，難以把握

　　PPT是一頁(yè)頁(yè)翻下去的，一次只能看一頁(yè)內(nèi)容，前面看過(guò)的只能依靠記憶

　　解決的辦法有兩個(gè)：

　　事先給每位觀眾發(fā)一份演說(shuō)綱要

　　給你的PPT建立清晰的導(dǎo)航系統(tǒng)

　　導(dǎo)航系統(tǒng)主要包括：

　　從片頭動(dòng)畫、封面、前言、目錄，到切換頁(yè)、正文頁(yè)、結(jié)尾頁(yè)等一套完整的PPT架構(gòu)(本書第3章將詳細(xì)介紹)

　　每頁(yè)都有標(biāo)題欄(除了標(biāo)明整個(gè)PPT的標(biāo)題，更重要的是標(biāo)明本章節(jié)的標(biāo)題、本頁(yè)的主題)

　　頁(yè)碼，如果方便的話也盡可能加上

　　絕招四：沒(méi)有設(shè)計(jì)就等于垃圾

　　傳統(tǒng)上，我們把PPT歸結(jié)為辦公處理之類的工具，認(rèn)為只要簡(jiǎn)單排版就可以滿足需求。

　　隨著整個(gè)社會(huì)審美標(biāo)準(zhǔn)的提升，這一觀點(diǎn)正被越來(lái)越多的人拋棄。PPT，特別是對(duì)外PPT，正成為公司形象識(shí)別系統(tǒng)的重要組成部分，代表著一個(gè)公司的臉面;設(shè)計(jì)，正成為PPT的核心技能之一，也是PPT水準(zhǔn)高低的基本標(biāo)準(zhǔn)。

　　無(wú)論是匯報(bào)、宣傳還是比賽、競(jìng)標(biāo)，一個(gè)設(shè)計(jì)精美的PPT最少可以起到以下作用：

　　讓觀眾賞心悅目：美女養(yǎng)眼，精美的PPT養(yǎng)神。

　　讓觀眾產(chǎn)生好感：愛美之心人皆有之，漂亮的PPT自然能讓觀眾多看幾眼。

　　贏得觀眾的信任：人總是有偏見的，精美的設(shè)計(jì)給人專業(yè)、認(rèn)真、可靠的感覺(jué)，內(nèi)容的含金量也自然得到提升。

　　贏得成功的機(jī)會(huì)：在職場(chǎng)上，美女與帥哥有更多成功的機(jī)，PPT演示也是如此。

　　內(nèi)容的好壞難以評(píng)價(jià)，但形式的優(yōu)劣卻顯而易見，喜歡而又信任的方案自然是領(lǐng)導(dǎo)和客戶的首選。

　　設(shè)計(jì)非一日之功，但我們可以找到捷徑：

　　善用專業(yè)素材：專業(yè)的PPT模板讓你的PPT擁有外在美;專業(yè)的PPT圖表讓你的PPT具備內(nèi)在美;專業(yè)的PPT圖片(包括JPG、PNG、AI等格式)讓你的PPT充滿生機(jī)。

　　掌握排版的基本原則：每個(gè)人的審美標(biāo)準(zhǔn)是不同的，但總有一些規(guī)律是相通的，掌握并遵守這些規(guī)則，將使你的PPT設(shè)計(jì)得到大多數(shù)人的認(rèn)可。這些規(guī)則包括：一個(gè)中心、合理對(duì)齊、畫面統(tǒng)一、強(qiáng)烈對(duì)比、層次分明等，本書第6章將詳細(xì)講述。

　　多看精美案例：PPT誕生以來(lái)的十多年里，整個(gè)社會(huì)的設(shè)計(jì)水準(zhǔn)都在迅速提高，三人行，必有我?guī)?，在平面設(shè)計(jì)、動(dòng)畫領(lǐng)域，處處都有值得我們學(xué)習(xí)的案例。

　　絕招五：炫不是動(dòng)畫的根本

　　自PPT誕生以來(lái)，動(dòng)畫就一直是最大的爭(zhēng)議。

　　一 種觀點(diǎn)認(rèn)為，PPT就是幻燈片，就是一頁(yè)一頁(yè)翻過(guò)的圖片加文字，在商務(wù)PPT應(yīng)用領(lǐng)域，根本不需要?jiǎng)赢嫽蛘咦疃嘀恍韬?jiǎn)單的頁(yè)面切換動(dòng)畫; 相反，有無(wú)數(shù)的仁人志士對(duì)PPT動(dòng)畫矢志不渝，用自己的創(chuàng)意和努力一次次創(chuàng)作動(dòng)畫的傳奇，也得到眾多PPT愛好者的歡呼雀躍。動(dòng)畫，不僅僅讓PPT變得生動(dòng)，更能讓PPT表現(xiàn)效果數(shù)倍提升。

　　(1)片頭動(dòng)畫

　　讓 你的PPT一把抓住觀眾眼球。電影有片頭、游戲有片頭、網(wǎng)站有片頭，PPT演示也需要片頭。演示開始時(shí)，觀眾往往會(huì)需要一個(gè)適應(yīng)期，也許 還在想著剛才沒(méi)有處理完的工作，也許還在跟鄰座侃侃而談，也許還在抱怨著觀看演示的辛苦，這時(shí)候，你需要立即把觀眾的視線聚焦到你的演示中來(lái)，精美和創(chuàng)意 的片頭能立即給觀眾帶來(lái)震撼，讓觀眾目不轉(zhuǎn)睛。

　　(2)邏輯動(dòng)畫

　　一幅靜止的畫面，觀眾會(huì) 自上而下全面瀏覽，缺乏邏輯的引導(dǎo)，觀眾難以把握重點(diǎn)，看完之后還要思考其中的邏輯關(guān)系，實(shí)際上浪費(fèi)了精力和注意 力;如果給這幅畫面加上清晰的邏輯動(dòng)畫，就把觀眾自己找線索變成了幫觀眾理線索。演示者可以控制對(duì)象出現(xiàn)的先后順序、主次順序、位置改變、出現(xiàn)和退出等， 引導(dǎo)觀眾按照自己的思路理解PPT內(nèi)容。

　　片頭動(dòng)畫讓對(duì)外宣傳的PPT盡顯企業(yè)的專業(yè)與實(shí)力。一束光閃過(guò)，該公司的logo由輪廓逐漸變得靚麗十足，讓人記憶深刻;緊跟的4張動(dòng)畫頁(yè)面從不同角度展現(xiàn)了上海及該公司的風(fēng)貌，同時(shí)配以連續(xù)抽象的文字和動(dòng)畫效果，消除了頁(yè)面之間的分割感。

　　(3)強(qiáng)調(diào)動(dòng)畫

　　以 往我們只是用顏色的深淺、形狀的大小以及字體的不同來(lái)突出某些重要內(nèi)容，這有一個(gè)很大的弊端，就是要強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容會(huì)一直處于強(qiáng)調(diào)地位，當(dāng)我 們講述別的內(nèi)容時(shí)，它會(huì)分散觀眾的視線;強(qiáng)調(diào)動(dòng)畫，通過(guò)對(duì)象的放大、縮小、閃爍、變色等動(dòng)作實(shí)現(xiàn)強(qiáng)調(diào)效果，并能夠讓演示者自如控制，強(qiáng)調(diào)過(guò)后自動(dòng)回復(fù)到初 始狀態(tài)。

　　(4)片尾動(dòng)畫

　　與那些戛然而止的PPT相比，加一個(gè)簡(jiǎn)單的片尾動(dòng)畫將收到意想不到的效果：

　　一是作為禮貌，提醒大家演示結(jié)束，并給人一定的緩沖時(shí)間，準(zhǔn)備接下來(lái)的活動(dòng);

　　二是與片頭動(dòng)畫相呼應(yīng)，做到有始有終，避免給人虎頭蛇尾的印象;

　　三是通過(guò)貫穿始終的形式，提醒觀眾回憶內(nèi)容，強(qiáng)化記憶。

　　(5)情景動(dòng)畫

　　也許你講述的就是一個(gè)故事，故事總是有情節(jié)、有過(guò)程的，而要用一張靜止的畫面去表達(dá)一個(gè)完整的過(guò)程，幾乎不可能。相反，一套連續(xù)的動(dòng)畫，則能把這些過(guò)程表現(xiàn)得栩栩如生。以往，我們用Flash、視頻來(lái)表現(xiàn)這些效果，PPT其實(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)。

絕招六：圖表是PPT的筋脈

　　商 業(yè)演示的基本內(nèi)容就是數(shù)據(jù)，于是圖表變得必不可少。最早出現(xiàn)的是柱圖、餅圖、線圖、雷達(dá)圖等;咨詢公司把數(shù)據(jù)圖表轉(zhuǎn)移到對(duì)邏輯關(guān)系的表達(dá) 上，于是出現(xiàn)了并列、包含、擴(kuò)散、綜合、層進(jìn)等各類關(guān)系圖表，從此，文字也可以不再抽象、乏味了;以ThemeGallery為代表的韓國(guó)公司、以 PresentationLoad為代表的歐美公司以及以銳普PPT為代表的中國(guó)公司等設(shè)計(jì)公司，則進(jìn)一步把這一趨勢(shì)發(fā)揮到極致——加入了設(shè)計(jì)的概念，從 此，文字可以變得像圖畫一樣精美、形象、栩栩如生。

　　同樣，PowerPoint軟件就像天生為圖表而生的，強(qiáng)大的像Illustrator一樣的繪圖功能，加上清晰的操作界面、簡(jiǎn)單的操作模式，讓人人都能輕而易舉地掌握。很快，PPT圖表就風(fēng)靡全球，與圖片配合使用，讓演示如虎添翼。

　　如果你的PPT還在受大段文字的困擾，還在為邏輯混亂而發(fā)愁，那就趕快學(xué)習(xí)PPT圖表吧。

　　絕招七：沒(méi)有策劃就沒(méi)有精品

　　好的PPT是策劃出來(lái)的，就像宏偉的建筑是規(guī)劃出來(lái)的。

　　所 有的PPT設(shè)計(jì)師者首先是策劃師，有的是無(wú)意識(shí)為之，有的是用心去做的，但沒(méi)有策劃的PPT必定是失敗的作品。不同的演示目的、不同的演 示風(fēng)格、不同的受眾對(duì)象、不同的使用環(huán)境，決定了不同的PPT結(jié)構(gòu)、色彩、節(jié)奏、動(dòng)畫效果等，PPT的人介于觀眾、領(lǐng)導(dǎo)、演示者等多重標(biāo)準(zhǔn)的審視。

　　一個(gè)好的PPT作品基于對(duì)以上要求的準(zhǔn)確把握。

　　我們?cè)?jīng)有一些卓越的設(shè)計(jì)師，出來(lái)的作品很美、很耐看，但卻一直得不到客戶的認(rèn)可，為什么?就是缺乏準(zhǔn)確的策劃。美，不是PPT的唯一標(biāo)準(zhǔn);經(jīng)驗(yàn)、用心、設(shè)身處地為觀眾著想，即使畫面有瑕疵，也往往能贏得演示者的認(rèn)同和觀眾的喝彩。

? ? 絕招八：PPT可以當(dāng)主角

　　西方有一種觀點(diǎn)開始在中國(guó)流行：演講者永遠(yuǎn)是主角，PPT不過(guò)是陪襯。

　　其 實(shí)這完全是站在西方立場(chǎng)上的一種觀點(diǎn)，未必適應(yīng)中國(guó)國(guó)情。西方人大多喜歡張揚(yáng)，擅長(zhǎng)演說(shuō)，甚至在很多人看來(lái)演說(shuō)已經(jīng)是一種享受，當(dāng)然不愿 意被PPT搶了風(fēng)頭;但中國(guó)文化更強(qiáng)調(diào)內(nèi)秀，不愿意拋頭露面，擅長(zhǎng)演說(shuō)者更是寥寥，甚至連一些領(lǐng)導(dǎo)在眾人面前也不愿張揚(yáng)，何況一般人?所以，我們常常把自 己作為的一員，是我們代表演說(shuō)，我們不過(guò)是一種符號(hào)，低調(diào)再低調(diào)，寧可把PPT作為眾人矚目的焦點(diǎn)。

　　從另一個(gè)角度講：我們是為了演示而演示嗎?是為了表現(xiàn)自我嗎?

　　當(dāng)然不是!每次我們都是抱著一定的目的進(jìn)行演示的，或者為了讓觀眾了解我們的工作，

　　或者為了讓觀眾選擇我們的產(chǎn)品，或者為了溝通一些信息，或者純粹為了博得大伙一樂(lè)……能找到必須讓我們成為主角的理由嗎?

　　沒(méi)有!

　　效果為王，只要能達(dá)到目的，不要在乎誰(shuí)是主角、誰(shuí)是配角。

　　如果你是一位表現(xiàn)欲極強(qiáng)的演說(shuō)大師，如果這是一個(gè)需要你展示自我的舞臺(tái)，那你就勇敢地站出來(lái)，做主角吧!

　　如果你是一位稍微內(nèi)斂的工作者，為了工作才進(jìn)行這次演示，或者這是一個(gè)需要低調(diào)的場(chǎng)合，那就不必拘泥于大師們的說(shuō)教，即使你是配角，也能得到最熱烈的喝彩。

絕招九： PPT不是啞巴

　　在很多人眼中，PPT是多媒體的代名詞。但這個(gè)多媒體，卻一直因?yàn)闊o(wú)聲而名不副實(shí)。

　　細(xì)分析，無(wú)聲原因有三：

　　PPT的商務(wù)特點(diǎn)限制了聲音的應(yīng)用，畢竟在商務(wù)會(huì)議場(chǎng)所，人們需要集中精力思考，無(wú)論是背景音樂(lè)還是動(dòng)畫聲音都會(huì)給人們帶來(lái)干擾;

　　PPT軟件設(shè)計(jì)的功能限制了聲音的應(yīng)用，PPT軟件生下來(lái)就沒(méi)有為聲音的應(yīng)用做好充分準(zhǔn)備，僅僅了這一功能，對(duì)聲音的編輯、優(yōu)化等功能，PowerPoint還無(wú)心顧及;

　　PPT人群實(shí)在太廣，經(jīng)理、文員、老師、銷售代表、老總、領(lǐng)導(dǎo)、甚至一些小學(xué)生都成了PPT技術(shù)員，大家相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備遠(yuǎn)不夠，缺乏聲 音素材、缺乏聲音感覺(jué)、缺乏聲音編輯的技術(shù)，但不知不覺(jué)中，有人還是嘗試起來(lái)，結(jié)果聲音應(yīng)用不專業(yè)，特別有些動(dòng)作聲音常常引來(lái)觀眾一陣嘩然。于是，有人總 結(jié)了，PPT勿用聲音。

　　果真這么絕對(duì)嗎?

　　形勢(shì)正在悄悄變化，PPT有聲時(shí)代正在來(lái)臨。

　　PPT早已不再限于匯報(bào)演示，企業(yè)宣傳、婚慶禮儀、休閑娛樂(lè)等正成為PPT應(yīng)用的熱點(diǎn)領(lǐng)域，聲音是不可或缺的元素。

　　平面設(shè)計(jì)、flash、視頻等時(shí)刻沖擊著人們的視覺(jué)，人們正經(jīng)受著最嚴(yán)重的審美疲勞，單純靠畫面給人的刺激已經(jīng)大大降低，聲音是增強(qiáng)畫面沖擊力的絕佳武器。

　　PPT設(shè)計(jì)公司的崛起，讓PPT聲音的處理專業(yè)化，聲音素材庫(kù)搭建起來(lái)，各類聲音編輯軟件應(yīng)用自如，配音設(shè)備逐步完善，PPT中聲音運(yùn)用的規(guī)律也已經(jīng)把握到位。

　　絕招十：退“三”進(jìn)“七”

　　要讓PPT高人一等有很多方法，率先使用PowerPoint 2007，無(wú)疑是最有效的捷徑。

　　從PPT專業(yè)應(yīng)用角度看，PowerPoint的以下特點(diǎn)都是我們極為推崇的。

　　(1)操作界面更美觀、更人性化

　　全新的vista般操作界面，讓人賞心悅目;

　　對(duì)文件整體管理的功能集中到左上角的offi ce按鈕里，為操作區(qū)留出更大空間;

　　操作區(qū)域更開闊、歸類更合理，操作熟練后一目了然;

　　自定義按鈕非常個(gè)性化，把常用的功能放在這里調(diào)用更快捷;

　　選擇窗格與Photoshop 窗格類似，“層出不窮”成為現(xiàn)實(shí)，使PPT各項(xiàng)功能全面提升;

　　放大/縮小按鈕與視圖模式按鈕同時(shí)放置于右下角，更適應(yīng)一般人的操作習(xí)慣。

　　(2)繪圖和設(shè)計(jì)功能更強(qiáng)大

　　(3)豐富而實(shí)用的功能集群

　　這些功能包括：

　　SmartArt圖表，可以把文字輕松轉(zhuǎn)化為圖表。(只是目前所的圖表種類較少，質(zhì)感過(guò)于單調(diào)，從設(shè)計(jì)的角度并不主張過(guò)多應(yīng)用。)

　　為PPT文件減肥，2007版的PPTX格式的文件比2003版的PPT格式文件小了很多。

　　PPT可以直接轉(zhuǎn)為pdf、xps、jpg等格式，并可把其中的部分PPT頁(yè)面發(fā)布出來(lái)，供各類場(chǎng)合使用。

　　有效防止文檔崩潰，在2003版里一旦文檔出錯(cuò)，沒(méi)有保存的數(shù)據(jù)都會(huì)丟失;2007版則能夠盡力恢復(fù)程序關(guān)閉前的狀態(tài)。

　　但2007版也存在一些明顯的遺憾：

　　其一是對(duì)電腦硬件要求較高。不少學(xué)員反映，500MHz以下的處理器、256MB以下的內(nèi)存的電腦用起來(lái)都較吃力。

　　其 二是與2003版的兼容性不夠。PPTX文檔一般要轉(zhuǎn)化成PPT文檔或者安裝插件才能在2003版的PowerPoint中讀取。

INFOCHINA—中國(guó)高端Office培訓(xùn)行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者

重塑與引領(lǐng)

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