一. 文件集中管理文件存儲散亂、查找困難，信息共享低效，存在泄露風(fēng)險(xiǎn)……在企業(yè)文件管理中，你是否正在面臨以上的困擾？其實(shí)通過石墨文檔平臺，這些難題都能夠得到輕松解決。文檔集中存儲管理通過石墨文檔，我們能夠?qū)ζ髽I(yè)組織中大量的有價(jià)值的方案、策劃、成果、經(jīng)驗(yàn)等知識進(jìn)行分類存儲和管理，從而打破部門與部門之間的信息壁壘，構(gòu)建企業(yè)文檔資產(chǎn)管理系統(tǒng)。石墨的團(tuán)隊(duì)空間相當(dāng)于企業(yè)網(wǎng)盤，支持所有格式文件的上傳下載，以及 Office、PDF、音視頻等多種格式文件的在線預(yù)覽。
2. 組織架構(gòu)管理
企業(yè)管理后臺支持創(chuàng)建組織架構(gòu)，文檔與企業(yè)組織架構(gòu)自適應(yīng)，企業(yè)主可按照企業(yè)管理體系實(shí)現(xiàn)文檔分權(quán)、分級管理。
3. 千人千面權(quán)限體系
文檔是企業(yè)的重要資產(chǎn)，通過千人千面的權(quán)限體系，你可以對不同層級的文件夾，不同崗位的成員獨(dú)立設(shè)置權(quán)限，實(shí)現(xiàn)文件管理的「和而不同」。在保證信息高效同步共享的同時(shí)，也能建立信息邊界，保證文件不被無權(quán)人員訪問。
辦公文件從分散到集中，權(quán)限管控從無序到精細(xì)。石墨文檔平臺能夠讓企業(yè)內(nèi)部的「文件孤島」連結(jié)成統(tǒng)一、安全的「知識大陸」。二. 文檔高效協(xié)作共享在企業(yè)內(nèi)部，如果你們還在使用傳統(tǒng) Office 辦公，肯定正在經(jīng)歷如下的痛苦。辦公文件反復(fù)通過郵件、微信傳輸，版本混亂，經(jīng)常過期失效。數(shù)據(jù)收集時(shí)，需要層層核實(shí)匯總，簡單的工作總需要浪費(fèi)大量時(shí)間。繁瑣低效，成為了辦公常態(tài)。而使用石墨文檔后，情況就會完全不同。1. 毫秒級同步保存石墨文檔支持內(nèi)容在幾毫秒內(nèi)完成云端自動保存同步，避免傳統(tǒng)辦公中因終端崩潰、版本故障造成的內(nèi)容丟失。
2. 多人同時(shí)編輯
當(dāng)一份文檔需要多人共同編輯、審核、校對時(shí)，石墨支持不限數(shù)量的企業(yè)成員在同一個文檔、表格內(nèi)協(xié)同作業(yè)，提升了信息在組織內(nèi)部的流轉(zhuǎn)效率。
3. 文檔內(nèi)即時(shí)溝通
解決了傳統(tǒng)辦公中溝通過程與文檔載體的信息分離、割裂的問題，批示、反饋均可沉淀在文檔內(nèi)，節(jié)省了多企業(yè)成員溝通耗費(fèi)的成本。
4. 文檔便捷共享
現(xiàn)代企業(yè)的協(xié)作不僅局限在企業(yè)內(nèi)，更有大量的協(xié)作在企業(yè)與外部之間進(jìn)行，企業(yè)文檔共享優(yōu)化了企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間共享資料的方式。
5. 文檔即時(shí)搜索
海量文檔及存儲無序易導(dǎo)致內(nèi)容查找困難，石墨文檔提供即時(shí)搜索服務(wù)，利用標(biāo)題或正文內(nèi)關(guān)鍵詞可快速定位文檔。
6. 歷史版本追溯
解決傳統(tǒng)本地編輯中，不同歷史版本混亂和存儲負(fù)擔(dān)的問題，最新版本與歷史數(shù)據(jù)清晰可查。
三. 文檔安全管控企業(yè)的辦公文件中，往往包含大量核心機(jī)密。你一定不希望銷售數(shù)據(jù)、技術(shù)算法、經(jīng)營戰(zhàn)略這些重要文件被泄密或非法使用，甚至在員工離職時(shí)帶給競爭對手。內(nèi)容外泄預(yù)防企業(yè)管理員可以設(shè)置外部協(xié)作者控制，能夠?qū)?dǎo)出、打印、下載、復(fù)制等分享行為進(jìn)行精細(xì)管控，能夠決定是否開啟文件水印……嚴(yán)密的安全設(shè)置能夠有效預(yù)防和降低內(nèi)容外泄的風(fēng)險(xiǎn)。
2. 文件異常預(yù)警
文件安全預(yù)警功能，可以幫助企業(yè)實(shí)時(shí)監(jiān)控文件異常狀態(tài)。當(dāng)短時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)大量復(fù)制、導(dǎo)出、打印、下載文件等異常行為時(shí)，系統(tǒng)就會自動發(fā)送郵件提醒企業(yè)管理者，從而避免發(fā)生企業(yè)文件、數(shù)據(jù)泄露。
3. 離職員工帳號交接
員工辦公文檔是企業(yè)重要的資產(chǎn)，其中往往包含大量核心機(jī)密信息。通過離職員工賬號交接功能，企業(yè)管理者可以一鍵禁用離職員工賬號并發(fā)起文件交接。辦公文件員工帶不走，文檔資產(chǎn)永久歸屬企業(yè)。
4. 操作日志追溯
操作日志能夠?qū)ξ募h除、導(dǎo)出、打印、權(quán)限變更、人員進(jìn)出等行為進(jìn)行全方位記錄。通過操作日志，企業(yè)管理者能夠清晰地看到每位成員，每份文件的操作記錄，發(fā)生信息泄漏時(shí)，也能夠快速定位追責(zé)。
通過事前預(yù)防、事中管控、事后追溯的安全管理體系，石墨文檔平臺能夠真正為企業(yè)筑起文件全生命周期的安全管控，保障數(shù)據(jù)資產(chǎn)的安全可靠。
知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識管理理論已逐漸被各行各業(yè)所接受。許多國內(nèi)外知名企業(yè)，如微軟、IBM、英特爾、百度公司等都已將知識管理引入企業(yè)，將知識管理視為企業(yè)管理的重要內(nèi)容。知識管理的理念在中國的興起得益于2000年之后信息技術(shù)的發(fā)展、社會整體信息化水平的提高，隨著信息化建設(shè)管理的實(shí)施而逐漸清晰，成為企業(yè)管理的內(nèi)在需求，愈來愈被重視。
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)為知識管理提供了前所未有的優(yōu)勢條件。知識在每個項(xiàng)目乃至整個企業(yè)內(nèi)部生生不息地流動，每天不斷地被應(yīng)用，進(jìn)而產(chǎn)生新的知識。因此，對海量知識的有效管理顯得尤為重要。